Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Beezview collecte, utilise, conserve, partage et protège les données personnelles traitées dans le cadre de l’utilisation de la plateforme. Elle s’applique aux visiteurs du site public, aux utilisateurs inscrits, aux membres invités, aux administrateurs d’organisations et, lorsque cela est pertinent, aux personnes dont les données sont renseignées dans les espaces de travail. Elle complète les Termes et Conditions de Beezview et doit être lue avec toute information fournie au moment de l’inscription, du paiement ou de l’utilisation de certaines fonctionnalités. En utilisant Beezview, l’utilisateur reconnaît avoir été informé des traitements décrits dans cette politique.

Beezview est un produit de ARTIFIXIELL, entreprise de droit congolais, enregistrée au RCCM sous le numéro CG-BZV-01-2025-A10-00916. ARTIFIXIELL agit comme responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion du compte, de l’organisation, de la relation utilisateur, de la sécurité et du fonctionnement de la plateforme. Lorsque l’utilisateur importe des données relatives à ses propres clients, collaborateurs ou parties prenantes, il demeure responsable de la licéité de cette collecte et de l’information donnée aux personnes concernées. ARTIFIXIELL intervient alors dans la limite nécessaire à l’hébergement, à la sécurité et à l’exécution des fonctionnalités demandées.

Beezview peut collecter les données fournies directement par l’utilisateur, notamment son nom, son adresse email, son mot de passe chiffré ou géré par un prestataire d’authentification, son organisation, son rôle, ses invitations, ses préférences et ses paramètres de compte. La plateforme peut également traiter des informations liées aux clients, projets, briefs, livrables, validations, retards, paiements, rapports, commentaires et documents que l’utilisateur choisit de saisir ou d’importer. Ces données sont nécessaires pour fournir une expérience structurée et permettre à l’organisation de suivre ses opérations. L’utilisateur ne doit pas saisir de données sensibles inutiles ou disproportionnées par rapport à l’objectif du projet.

Beezview peut collecter automatiquement certaines données techniques, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, l’appareil utilisé, les journaux d’activité, les dates de connexion, les erreurs applicatives, les informations de session et les événements nécessaires à la sécurité. Ces informations permettent de maintenir le service, prévenir les abus, analyser les incidents et améliorer la stabilité de l’application. Les données techniques sont utilisées de manière proportionnée et ne sont pas destinées à profiler abusivement les utilisateurs. Certaines données peuvent provenir de services tiers nécessaires à l’hébergement, à l’emailing, à l’authentification ou au paiement.

Les données personnelles sont traitées afin de créer et gérer les comptes, permettre l’accès sécurisé à Beezview, gérer les organisations, inviter des membres, attribuer des rôles et fournir les fonctionnalités souscrites. Elles sont également utilisées pour générer des documents, conserver l’historique des validations, suivre les projets, faciliter la collaboration et produire des rapports opérationnels. Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du service demandé par l’utilisateur ou l’organisation. Sans certaines données, Beezview ne pourrait pas fournir correctement ses fonctionnalités principales.

Les données peuvent aussi être utilisées pour envoyer des emails transactionnels, informer l’utilisateur d’une invitation, confirmer une action, notifier une modification importante, gérer le support ou répondre à une demande administrative. ARTIFIXIELL peut traiter certaines données pour prévenir la fraude, sécuriser les accès, détecter les comportements abusifs, appliquer les quotas, respecter ses obligations légales et défendre ses droits. Les communications marketing, lorsqu’elles existent, reposent sur une base appropriée et peuvent être désactivées lorsque la loi l’exige. Beezview n’utilise pas les données de projets privés pour vendre des listes commerciales à des tiers.

Les traitements réalisés par Beezview peuvent reposer sur l’exécution d’un contrat lorsque les données sont nécessaires à la fourniture du service, à la gestion du compte, à la génération de documents ou à l’application des droits du plan choisi. Ils peuvent également reposer sur l’intérêt légitime d’ARTIFIXIELL pour sécuriser la plateforme, prévenir les abus, améliorer le service, traiter les journaux techniques et assurer la continuité opérationnelle. Lorsque la loi l’exige, certains traitements peuvent reposer sur le consentement, notamment pour des cookies non essentiels ou certaines communications. Enfin, certains traitements peuvent être nécessaires pour respecter des obligations légales, fiscales, comptables, de conformité ou de coopération avec les autorités compétentes.

Lorsque l’utilisateur agit au nom d’une organisation, celle-ci peut avoir ses propres obligations légales envers ses clients, employés, prestataires ou contacts. L’organisation doit s’assurer qu’elle dispose d’une base légale valable pour importer ou traiter ces données dans Beezview. Elle doit également informer les personnes concernées lorsque cela est requis et limiter les informations saisies à ce qui est nécessaire. ARTIFIXIELL ne peut pas déterminer à la place de l’organisation la base légale applicable à chaque relation client ou projet.

Lorsque Beezview utilise Paddle pour les paiements, Paddle peut agir comme Merchant of Record pour la transaction. Dans ce cas, Paddle traite certaines données nécessaires au paiement, à la facturation, à la gestion des taxes, à la prévention de la fraude, aux remboursements, aux litiges de paiement et aux obligations de conformité. ARTIFIXIELL ne reçoit pas nécessairement toutes les informations de paiement et ne doit pas collecter directement les données complètes de carte bancaire lorsque Paddle les traite. L’utilisateur doit consulter les conditions et la politique de confidentialité de Paddle pour comprendre les traitements effectués par Paddle dans le cadre de la transaction.

Beezview peut recevoir de Paddle des informations nécessaires à l’activation ou à la gestion de l’abonnement, telles que l’identifiant client, l’identifiant de souscription, le plan acheté, le statut de paiement, la période de validité ou certains événements de facturation. Ces données servent à attribuer les droits d’accès, appliquer les quotas, afficher l’état de l’abonnement et traiter le support lié au compte. Les données reçues de Paddle sont utilisées pour exploiter Beezview et ne doivent pas être utilisées à des fins incompatibles avec la relation d’abonnement. Les demandes strictement liées à un paiement, une facture ou un remboursement peuvent devoir être traitées via Paddle lorsque Paddle est le Merchant of Record.

Beezview permet à l’utilisateur de renseigner des informations relatives à ses propres clients, projets, contrats, délais, validations, paiements, révisions, livrables et communications opérationnelles. Ces données appartiennent à l’utilisateur ou à son organisation dans la mesure de leurs droits respectifs. ARTIFIXIELL ne revendique pas la propriété des contenus professionnels saisis dans la plateforme. La plateforme les traite uniquement pour fournir les fonctionnalités, sécuriser l’accès, générer les rapports demandés et conserver la traçabilité nécessaire au service.

L’utilisateur doit éviter d’insérer dans Beezview des données excessives, inutiles, illicites ou sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la gestion du projet. Lorsque des données de clients finaux, salariés, sous-traitants ou contacts sont ajoutées, l’organisation utilisatrice doit s’assurer qu’elle a le droit de le faire. Elle doit également respecter les règles applicables en matière de confidentialité, de secret professionnel, de propriété intellectuelle et de données personnelles. Beezview n’est pas destiné à héberger des données médicales, bancaires sensibles, identifiants secrets, documents hautement confidentiels ou données réglementées sans autorisation et mesures adaptées.

Les administrateurs d’une organisation peuvent inviter des membres, attribuer des rôles et gérer les accès à l’espace de travail. Les données d’invitation peuvent comprendre l’adresse email invitée, le rôle proposé, le statut de l’invitation, la date d’expiration et le jeton d’invitation. Ces informations sont nécessaires pour permettre à l’invité de rejoindre l’organisation et pour vérifier que l’adresse utilisée correspond à l’invitation. L’administrateur doit inviter uniquement des personnes autorisées à accéder aux données de l’organisation.

Les rôles et permissions permettent de limiter l’accès aux données selon le niveau d’autorisation accordé à chaque membre. ARTIFIXIELL met en œuvre des mécanismes raisonnables de séparation des organisations et de contrôle d’accès, mais l’organisation reste responsable de la gestion interne de ses membres. Lorsqu’un membre quitte une équipe, change de fonction ou n’a plus besoin d’accéder aux données, l’administrateur doit mettre à jour ou supprimer son accès. Les actions de gestion des membres peuvent être journalisées pour assurer la sécurité et la traçabilité.

Beezview peut envoyer des emails transactionnels pour permettre l’exécution normale du service. Ces emails peuvent concerner les invitations, la création de compte, les notifications importantes, les actions liées à un projet, les validations, les documents, le support, la sécurité ou les changements affectant le service. Les emails transactionnels ne sont pas de simples communications promotionnelles ; ils sont nécessaires à l’utilisation de la plateforme ou à la relation contractuelle. Les liens d’action contenus dans ces emails peuvent être présentés sous forme de boutons premium afin d’améliorer la lisibilité, la sécurité et l’expérience utilisateur.

Les emails peuvent être envoyés par un prestataire spécialisé tel que Resend ou tout autre fournisseur équivalent utilisé par ARTIFIXIELL. Dans ce cadre, certaines données minimales, comme l’adresse email du destinataire, le sujet, le contenu du message, l’état de livraison et les informations techniques associées peuvent être traitées. Ces prestataires sont utilisés pour assurer la délivrabilité, la sécurité et la traçabilité des messages. L’utilisateur doit veiller à ne pas utiliser les invitations ou notifications de Beezview pour envoyer des messages abusifs, trompeurs, illégaux ou non sollicités.

Beezview peut utiliser des cookies, stockage local, identifiants de session ou technologies similaires pour assurer l’authentification, maintenir la session, mémoriser certaines préférences, sécuriser l’accès et améliorer l’expérience utilisateur. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être utilisés sans consentement lorsque la loi applicable le permet. D’autres cookies, notamment analytiques ou marketing, peuvent nécessiter une information spécifique ou un consentement préalable selon la réglementation applicable. L’utilisateur peut configurer son navigateur pour bloquer certains cookies, mais cela peut affecter le bon fonctionnement de Beezview.

Les cookies ou technologies similaires ne doivent pas être utilisés pour collecter plus d’informations que nécessaire au regard de leur finalité. Lorsque Beezview mettra en place des outils analytiques avancés, une information adaptée pourra être affichée dans l’interface ou dans une politique dédiée. Les choix de l’utilisateur concernant les cookies seront respectés dans la mesure prévue par la loi et les capacités techniques disponibles. Les cookies de sécurité, d’authentification et de session peuvent rester nécessaires pour accéder aux zones protégées de l’application.

ARTIFIXIELL peut partager certaines données avec des prestataires strictement nécessaires au fonctionnement de Beezview, notamment des fournisseurs d’hébergement, de base de données, d’authentification, d’emailing, de paiement, de génération documentaire, de surveillance technique ou de support. Ces prestataires ne doivent traiter les données que dans le cadre des services fournis et selon des conditions compatibles avec la protection des données. ARTIFIXIELL ne vend pas les données personnelles des utilisateurs à des courtiers de données ou à des tiers publicitaires. Tout partage doit être limité, justifié et proportionné à la finalité poursuivie.

Des données peuvent être communiquées lorsque la loi l’exige, lorsqu’une autorité compétente formule une demande valable, lorsqu’il est nécessaire de faire respecter les Conditions, de protéger les droits d’ARTIFIXIELL ou de prévenir une fraude, une menace de sécurité ou un usage illicite. En cas de réorganisation, cession d’activité, fusion, financement, transfert d’actifs ou opération similaire, certaines données peuvent être transférées dans le respect des garanties applicables. Les utilisateurs seront informés lorsque cela est raisonnablement requis par la loi ou par la nature du transfert. Les données partagées restent soumises à des obligations de confidentialité et de sécurité appropriées.

Les données saisies, importées ou générées dans l’application Beezview ne sont pas transmises à des plateformes tierces d’intelligence artificielle générative pour l’entraînement, l’analyse ou la production automatisée de contenus. Les traitements liés à la fonctionnalité Intelligence Center sont effectués par le moteur d’intelligence propre à Beezview, dans l’environnement technique de la plateforme et dans la limite nécessaire à la fourniture des analyses, scores, alertes et recommandations affichés à l’utilisateur.

Beezview étant un service en ligne, certaines données peuvent être traitées ou hébergées dans des pays différents de celui de résidence de l’utilisateur. Ces transferts peuvent dépendre de l’emplacement des serveurs, des prestataires cloud, des fournisseurs d’email, des services de paiement ou des outils techniques utilisés. ARTIFIXIELL s’efforce de recourir à des prestataires offrant des garanties contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées. L’utilisateur reconnaît que l’utilisation d’un SaaS moderne implique souvent une infrastructure distribuée et des prestataires internationaux.

Lorsque des règles spécifiques de transfert international s’appliquent, ARTIFIXIELL peut s’appuyer sur des mécanismes appropriés tels que des clauses contractuelles, des accords de traitement des données, des engagements de sécurité ou d’autres garanties reconnues. Les informations concernant certains prestataires peuvent être fournies sur demande lorsque cela est raisonnablement possible. ARTIFIXIELL peut faire évoluer ses prestataires pour améliorer la performance, la sécurité, la conformité ou la disponibilité du service. Ces changements ne doivent pas réduire de manière déraisonnable le niveau de protection attendu.

ARTIFIXIELL met en œuvre des mesures raisonnables destinées à protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction. Ces mesures peuvent inclure la gestion des sessions, l’authentification, les contrôles d’accès par rôle, la séparation des organisations, les restrictions de permissions, les journaux techniques, les sauvegardes et les mécanismes de protection fournis par l’infrastructure. La sécurité est évaluée et améliorée progressivement selon l’évolution de la plateforme. Aucune mesure ne peut toutefois garantir un risque zéro dans un environnement numérique connecté.

L’utilisateur contribue à la sécurité en protégeant ses identifiants, en utilisant une adresse email fiable, en évitant le partage de mots de passe et en limitant les accès aux personnes autorisées. Il doit signaler rapidement toute suspicion d’accès non autorisé, perte d’identifiants, activité anormale ou fuite de données. Les administrateurs d’organisation doivent retirer les accès qui ne sont plus nécessaires et attribuer les rôles avec prudence. ARTIFIXIELL peut suspendre temporairement un compte ou une organisation en cas de menace sérieuse pour la sécurité.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture de Beezview, à la gestion du compte, à l’exécution de l’abonnement, à la sécurité, au support et au respect des obligations légales ou contractuelles. Les données de projet peuvent être conservées tant que l’organisation conserve son compte ou jusqu’à suppression par un utilisateur autorisé. Certaines données techniques, journaux ou traces d’activité peuvent être conservés pour des périodes plus courtes ou plus longues selon les besoins de sécurité et de diagnostic. Les documents générés restent disponibles selon les fonctionnalités du plan et les choix de l’utilisateur.

Après résiliation, suppression de compte ou demande de suppression, certaines données peuvent être supprimées, anonymisées, archivées ou conservées de manière limitée lorsque la loi, la sécurité ou la défense de droits l’exige. Les sauvegardes techniques peuvent conserver temporairement certaines informations avant leur effacement automatique selon les cycles de sauvegarde. Les données nécessaires à la facturation, aux paiements, à la comptabilité ou aux litiges peuvent être conservées plus longtemps. L’utilisateur doit exporter les données importantes avant de demander une suppression irréversible.

Selon la loi applicable, les personnes concernées peuvent disposer de droits sur leurs données personnelles, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation, de portabilité et, dans certains cas, le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée produisant des effets importants. Ces droits peuvent varier selon le pays, la base légale du traitement, la nature des données et le rôle de Beezview ou de l’organisation utilisatrice. Une demande doit être suffisamment précise pour permettre l’identification de la personne et le traitement concerné. ARTIFIXIELL peut demander des informations complémentaires afin de vérifier l’identité ou l’autorité de la personne qui formule la demande.

Lorsqu’une demande concerne des données contrôlées par une organisation utilisatrice, ARTIFIXIELL peut rediriger la personne vers cette organisation ou coopérer raisonnablement avec elle. Certaines demandes peuvent être refusées ou limitées lorsque la loi l’autorise, par exemple si les données doivent être conservées pour respecter une obligation légale, établir un droit, prévenir une fraude ou protéger les droits d’autrui. Les demandes relatives aux données traitées par Paddle dans le cadre d’une transaction peuvent aussi devoir être adressées à Paddle. Pour exercer un droit auprès d’ARTIFIXIELL, l’utilisateur peut écrire à l’adresse indiquée à la fin de la présente politique.

Beezview peut produire des indicateurs, scores, alertes, tableaux de bord, rapports ou analyses fondés sur les données saisies par l’utilisateur. Ces éléments sont destinés à aider l’organisation à mieux suivre ses projets, risques, validations, retards ou marges, mais ils ne constituent pas une décision juridique, financière ou commerciale imposée automatiquement. L’utilisateur reste responsable de vérifier les données, d’interpréter les résultats et de prendre ses décisions avec discernement. Beezview ne doit pas être utilisé comme un système autonome décidant seul de droits, obligations ou conséquences importantes pour une personne.

Si des fonctionnalités d’analyse avancée évoluent à l’avenir, ARTIFIXIELL pourra mettre à jour la présente politique pour expliquer les traitements concernés. Les utilisateurs seront informés lorsque de nouvelles formes de traitement changent significativement la manière dont les données sont utilisées. Les informations fournies par Beezview doivent rester explicables, vérifiables et compatibles avec les objectifs opérationnels de la plateforme. Aucune fonctionnalité ne doit être détournée pour discriminer, profiler abusivement ou prendre des décisions injustifiées à l’égard de personnes.

Beezview est une plateforme destinée à un usage professionnel et n’est pas destinée aux enfants ou aux mineurs. Les utilisateurs doivent avoir la capacité légale nécessaire pour créer un compte, utiliser la plateforme ou engager une organisation. ARTIFIXIELL ne cherche pas à collecter volontairement des données personnelles relatives à des mineurs. Si une organisation saisit accidentellement de telles données, elle doit s’assurer qu’elle dispose d’une base légale valable et supprimer toute information inutile.

Si ARTIFIXIELL apprend qu’un compte a été créé par une personne n’ayant pas la capacité légale requise, l’accès peut être suspendu ou supprimé. Un parent, représentant légal ou personne compétente peut contacter ARTIFIXIELL pour signaler une collecte inappropriée. La plateforme n’est pas conçue pour fournir des services éducatifs, sociaux, médicaux ou familiaux à des mineurs. Les organisations doivent éviter de stocker dans Beezview des données relatives à des mineurs sauf nécessité professionnelle claire et conforme à la loi.

ARTIFIXIELL peut modifier la présente Politique de confidentialité pour refléter l’évolution de Beezview, des fonctionnalités, des prestataires, des exigences légales, des pratiques de sécurité ou des modèles de paiement. La date de mise à jour affichée en haut de la page indique la version applicable. Lorsque les changements sont importants, ARTIFIXIELL peut informer les utilisateurs par email, notification dans l’application ou tout autre moyen raisonnable. La poursuite de l’utilisation de Beezview après publication de la nouvelle version vaut prise de connaissance de la politique mise à jour.

Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page afin de comprendre comment leurs données sont traitées. Les modifications ne doivent pas réduire de manière abusive les droits des utilisateurs ou les garanties essentielles sans information appropriée. Si un utilisateur refuse les changements, il peut cesser d’utiliser Beezview, exporter ses données lorsque cette fonctionnalité est disponible et, le cas échéant, annuler son abonnement. Les obligations déjà nées avant la modification restent régies par les règles applicables au moment concerné, sauf disposition contraire.

Pour toute question relative à la confidentialité, aux données personnelles, aux accès, aux demandes de suppression, à la sécurité ou à l’utilisation de Beezview, l’utilisateur peut contacter ARTIFIXIELL. La demande doit être formulée clairement et contenir les informations nécessaires pour identifier le compte, l’organisation ou le traitement concerné. ARTIFIXIELL s’efforcera de répondre dans un délai raisonnable, sous réserve des vérifications nécessaires et des contraintes légales applicables. Certaines demandes complexes peuvent nécessiter des échanges complémentaires ou une coopération avec l’organisation utilisatrice.

Pour tous renseignements, écrire à artifixiell@gmail.com ou contacter ARTIFIXIELL par téléphone au +242 05 330 09 79. Lorsque la demande concerne une transaction, une facture, un remboursement ou des données traitées directement par Paddle, l’utilisateur peut également être invité à utiliser les moyens de contact ou le portail mis à disposition par Paddle. Lorsque la demande concerne des données contrôlées par une organisation cliente de Beezview, ARTIFIXIELL peut orienter la personne vers l’administrateur compétent de cette organisation. ARTIFIXIELL traitera les demandes avec sérieux, confidentialité et proportionnalité.